電話応対の基本

電話応対の印象は会社の印象と直結します。

電話応対の印象がよければ会社の印象もよく、また社員教育が行き届いているという

信頼感にもつながります。

では、よい印象の電話応対とはどのような応対でしょうか。

 

1．第一声が明るく爽やか

電話応対の第一印象は「声」です。

明るく爽やかな声は誰が聴いても気持ちがよいものです。

明るい声とは、音階で言うと「ソ」や「ラ」の音です。

普段より高めの声で電話に出ることを意識しましょう。

 

2．企業名や氏名はゆっくり、ハッキリと伝える

企業名や自分の名前は、ゆっくりとハッキリと伝えます。

企業名を丁寧に伝える事で、あなたの企業に対する思いが相手にも伝わります。

また、会社の代表として電話に出ていることも忘れてはいけません。

電話に出たあなたの印象が会社の印象になります。

 

3．相手の企業名と名前を復唱する

電話をかけてきた相手が名乗ったら、そのまま復唱確認をします。

この時点でよく聞き取れなかった場合は必ず聞き直しましょう。

「恐れ入りますが、もう一度会社名を教えていただけますか？」

 

4．用件を復唱し確認する

相手の用件を復唱し確認します。

社内の人に取り次ぐのであれば、「〇〇でございますね。少々お待ちください」

不在であれば、「〇〇はあいにく席を外しております」

伝言を承った場合は、「～の件を〇〇に申し伝えます」

このように、必ず確認し相手が伝えたいこととあなたが理解した内容を確認しましょう。

 

5．クロージング

電話を切る際は、再度名を名乗り、感謝の言葉を述べます。

「私〇〇が承りました」「〇〇がご案内いたしました」など。

基本的には電話をかけた側が先に切り、電話を受けた側は相手が電話を切ったことを確認してから

受話器を置きます。

受話器は丁寧に静かに置きましょう。

先に指でフックを押してから受話器を置くと静かに電話を切ることができます。

 

電話は声のみが相手に伝わります。

また相手はあなたの声に意識を集中させています。

丁寧な対応は受話器を通してでも相手に伝わるものです。

姿勢を正し、感謝の気持ちをもち電話応対をしたいものですね。

 

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