電話応対のメモの取り方

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電話応対では、以下の内容をきちんとメモに取りましょう。

 

1.受電日時(〇月〇日 〇時)

2.相手(会社名、部署名、名前)

3.用件

4.先方の対応(折り返す、先方がかける、用件をメールで送るなど)

5.先方の連絡先(折り返しの連絡が必要な場合)

6.応対者(電話を出た人の名前)

 

電話を受けながらのメモはスピードが求められます。

まずは自分がわかるようにメモをとり、担当者に渡すときは、

読みやすいように書き直すとよりいいですね。

 

また、メモを渡すときは、手渡しをするか、

机に置いておく場合、付箋などに書いて張っておいたり、

メモ用紙であれば机から落ちないようパソコンのキーボードに挟んで置きましょう。

 

このようなビジネスシーンでのお困りごとや疑問は、日本サービスマナー協会の

ビジネスマナー研修で解決できます。

また、電話応対に特化した電話応対研修も実施しています。


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