電話応対では、以下の内容をきちんとメモに取りましょう。
1.受電日時(〇月〇日 〇時)
2.相手(会社名、部署名、名前)
3.用件
4.先方の対応(折り返す、先方がかける、用件をメールで送るなど)
5.先方の連絡先(折り返しの連絡が必要な場合)
6.応対者(電話を出た人の名前)
電話を受けながらのメモはスピードが求められます。
まずは自分がわかるようにメモをとり、担当者に渡すときは、
読みやすいように書き直すとよりいいですね。
また、メモを渡すときは、手渡しをするか、
机に置いておく場合、付箋などに書いて張っておいたり、
メモ用紙であれば机から落ちないようパソコンのキーボードに挟んで置きましょう。
このようなビジネスシーンでのお困りごとや疑問は、日本サービスマナー協会の
ビジネスマナー研修で解決できます。
また、電話応対に特化した電話応対研修も実施しています。