電話を取り次ぐ際の注意点として…

①お客様の企業名と名前の確認

②名指し人を確認して伝言をきちんと伝える

③相手を待たせないようすばやく取り次ぐ


また、名指しされ電話に出た際には「○○様、お待たせいたしました」と挨拶をする。



名指し人が不在の場合の注意点として…

①不在の理由は簡潔に伝える

②帰社時刻などを伝え、相手の意向を聞く

③緊急の要件の場合は担当者の携帯電話に連絡を取り、相手に連絡を入れさせるなどの臨機応変な対応をする


伝言メモを受ける際の注意点として…

①名指し人が不在の場合は伝言メモで用件を伝える

②伝言メモには誰宛に、いつ、誰から、何の用件で電話があったかをまとめる

③聞き間違えそうな言葉や数字は別の言葉に言い換えるなどして確認する

④用件は復唱して確認する

⑤最後に自分の名前を名乗り、責任を持って伝言を伝える姿勢を示す



電話応対はその時々で対応が異なります。基本を押さえて相手に失礼のないよう臨機応変に対応しましょう。