ビジネス文書はビジネスシーンでは欠かせないものです。
そして企業人となれば、このビジネス文書を使い分けなければなりません。
ここでは、ビジネス文書の特性と、文書作成のポイントをご紹介いたします。
【ビジネス文書の特性】
・正確に情報を伝えることができる
・能率的である
・マナーに従っている
・わかりやすい
・情報を共有できる
・資料になる
・証拠になる
などがあります。
【ビジネス文書を作成する際のポイント】
・社内文書は用件のみを簡潔にまとめる
・社外文書は礼儀を重んじて、適切な挨拶文などを入れる
・あいまいな表現や、誤字脱字に注意する
などがあります。
ビジネス文書の作成は社会人としての基本です。
特性をしっかり理解して、分かりやすい文書を作成できるようになりましょう。
日本サービスマナー協会では、ビジネスシーンでのお困りごとや疑問をビジネスマナー研修で
解決いたします。
また、ビジネス文書に特化した、メール・ビジネス文書マナー研修もご好評いただいております。
電話応対はビジネスでは欠かせないものです。
そこで、電話応対には3つのエチケットをご紹介いたします。
①第一声
あなたの電話の第一声が企業のイメージを作るといっても過言ではありません。
第一声は「明るく・さわやかに」を心がけましょう。
あいさつのあとには企業名・名前をはっきり、ゆっくり伝えます。
＜受ける電話の場合＞
3コール以内「おはようございます。 【企業名】・【自分の名前】でございます。」
3コール以上「お待たせいたしました。 【企業名】・【自分の名前】でございます。」
＜かける電話の場合 ＞
「【企業名】・【自分の名前】でございます。」
②保留
お客様の問い合わせに正確に答えるために資料を探したり、詳しい者に聞くなど
電話を保留しなければならない時があります。
保留する時は必ず理由を伝え、お客様の許しを得ましょう。
「ただ今お調べいたしますので、恐れ入りますが少々お待ちいただけますか」
(保留解除) 「○○様、大変お待たせいたしました。」
③クロージング
電話終えるときには5つの約束があることを覚えましょう。
1.要約する…依頼したことや約束したことを復唱する
2.不明点がないか確認する…他に何か聞きたいことがないか確認する
3.名乗る…お客様との信頼関係を確実にする為にも、もう一度自分の名前を名乗る
4.感謝する…コールしていただいた感謝の気持ちをお客様に言葉で伝える
5.切る…お客様が電話を切ったことを確認してから切る
ちなみに「もしもし」はスマートな表現ではないのでビジネスでは使いません。
日本サービスマナー協会では、ビジネスシーンでのお困りごとや疑問を、ビジネスマナー研修で
解決いたします。
また、電話応対に特化した電話応対研修も大変好評を得ております。
