電話応対で、先方の名前や伝言を聞き損ねたり、忘れてしまった場合
どのように対応すればよいでしょうか。
相手の名前や用件を聞き取れなかった場合は、きちんと聞き直しましょう。
曖昧のまま電話を切ってしまうと、トラブルに発展する場合もあります。
「申し訳ございません。もう一度お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」
「念のため、もう一度お名前とご連絡先を教えていただいてもよろしいでしょうか」
「申し訳ございません。〇〇の件は何時からでしたでしょうか」
このように、お詫びをして再度教えていただきましょう。
そして復唱をして確認をします。
聞き直すことは失礼なことではありません。
情報を正確に聞きとり、正しく伝えることがマナーです。
このよなビジネスシーンでのお困りごとや疑問は、日本サービスマナー協会の
ビジネスマナー研修で解決できます。
また、電話応対に特化した電話応対研修も実施しています。
電話応対で、相手が名乗らない場合、どのような対応をすればよいでしょうか。
いきなり「〇〇部長いる？」などの電話がかかってきた場合、
まずは、落ち着いて、お相手の会社名や名前を確認しましょう。
その際には、
「恐れ入りますが、お名前を教えていただけますでしょうか？」
「失礼ですが、お名前を伺ってもよろしいですか？」
というように、お相手に確認するとよいでしょう。
焦ってしまい、早く取り次がなければという気持ちになってしまいますが、
電話応対の基本に立ち返り、必ずお相手の名前を確認しましょう。
このようなビジネスシーンでのお困りごとや疑問は、日本サービスマナー協会の
ビジネスマナー研修で解決できます。
また、電話応対に特化した電話応対研修も実施しています。
クッション言葉は、柔らかく丁寧な印象を与える言葉です。
☆代表的なクッション言葉☆
・「恐れ入りますが」
・「お手数ですが」
・「差支えなければ」
・「失礼ですが」
・「あいにくですが」
・「ご面倒でなければ」
相手に何かをお願いする時や、お断りする時などに好印象を与えながら
こちら側の要望を伝えることができます。
☆依頼する時
「クッション言葉 ＋ ～していただけますでしょうか」
例えば・・・
①「お手数ですが、こちらにご記入いただけますでしょうか」
②「恐れ入りますが、お掛けになってお待ちいただけますでしょうか」
③「失礼ですが、お名前をお聞かせいただけますでしょうか」
☆お断りする時
「クッション言葉 ＋ 理由 ＋ ポジティブ表現」
例えば・・・
①「せっかくですが、ご辞退申し上げます。お声がけいただきありがとうございます」
②「あいにく、その日は予定が入っております。〇日はいかがでしょうか」
このように、便利なクッション言葉ですが、多用しすぎると相手に不快な印象を与えることもあるので、
状況に応じて使い分けることが大切です。
このようなビジネスシーンでのお困りごとや疑問は、日本サービスマナー協会の
ビジネスマナー研修で解決できます。
クールビズの実施期間は５月１日～９月３０日までです。
６月１日～はスーパークールビズと称して、さらなる軽装や
早朝出勤やフレックス勤務も導入し、勤務時間のシフトを推奨しています。
軽装と言っても、ビジネスシーンにふさわしい身だしなみをしたいものです。
ふさわしい服装について参考にしてください。
☆クールビズ期間中の服装（５月１～）
〇ノーネクタイ
△ノージャケット
〇半袖シャツ
△チノパン
☆スーパークールビズ期間中の服装（６月１日～）
〇ノーネクタイ
〇ノージャケット
〇半袖シャツ
〇ポロシャツ
〇チノパン
〇スニーカー
クールビズ、スーパークールビズ両期間とも、
Tシャツや、ランニングシャツ、ジーパンや半ズボンは、
ビジネスシーンにおいてはふさわしい服装とは言えません。
また、男性は、ワイシャツから下着が透けたり見えたりしないよう、
Vネックの肌着を着用し、カラーや柄物は避けましょう。
女性の場合は、肩が露わになるタンクトップやノースリーブは避けましょう。
スカート丈も椅子に座った時に膝が出るくらいの短さに留めておくのがよいです。
さらに、サンダルやミュールもカジュアルな印象があるため、
ビジネスシーンにおいては避けるのがよいでしょう。
ビジネスシーンにおける疑問やお困りごとは、日本サービスマナー協会の
ビジネスマナー研修で解決できます。
