2010年3月アーカイブ

ビジネスシーンでの訪問はマナーをしっかり身につけていないと恥ずかしい思いをするだけでなく、会社の信用を損ないかねません。


ポイントとしては…
①アポイントは早めの時期にとる

②訪問の目的をつげ、相手の都合を優先して日時を決める

③訪問日時や場所は間違えず、10分前には到着する



まずアポイントの取り方の基本フローです。
・訪問の目的などを告げる
「○○の件で1時間程お時間を頂きたいのですが」

・訪問日時を決める
「来週の都合はいかがでしょうか」

・要点を確認する
「○月○日○曜日の○時に○部の△様までお伺いいたします」

・お礼の言葉で締める
「お時間を頂きありがとうございます」


訪問までに、訪問先の情報や資料を集め用件を整理しておきます。


訪問時は10分前に到着し、コートを着ている際は玄関前で脱ぎます。
受付を通り、担当者に取り次いでもらいます。


応接室に通されたら、席の指定がなければ下座に座ります。
荷物は足元に置き、担当者がきたら立ち上がって挨拶します。

来客時の応対は新人の頃から経験する人も多いでしょう。
まずはお客様の受付のマナーをご紹介します。


ポイントとして来客に気づいたらすぐに立ち上がりあいさつをします。

相手の会社名と名前を聞いてから担当者に取り次ぎます。

担当者が不在の場合は丁寧にお詫びをし、伝言を聞くなどの対応をします。


～来客の取次ぎ方の基本フロー～

１、席を立ってあいさつ
「いらっしゃいませ」

２、会社名・名前などを確認
「○○会社の○○様でいらっしゃいますね」
「失礼ですがお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」

３、アポイントの有無を確認
「お約束をいただいておりますでしょうか」
「どのようなご用件でいらっしゃいますか」

４、担当者に取り次ぐ
「少々お待ちいただけますでしょうか」


担当者の不在時に戻りを待つ場合は応接室に案内します。

ビジネスシーンの初対面では、必ず名刺交換が行われます。
名刺は自分のもう1つの顔でもあります。

汚れたり折れたりしていないか、十分な枚数があるかに気をつけましょう。


この名刺交換にもマナーとルールが存在します。

～名刺の差し出し方～

☆目下の人から渡す
☆相手の正面に立ち、目を見る
☆両手で差し出す
☆名刺の文字を相手に向ける
☆自分の会社名、部署、名前を名乗る


～名刺の受け取り方～

☆目を見て両手で受け取る
☆『頂戴いたします。』と一言
☆名前を確認する
☆面談中は机の上に置く。複数の場合は座っている順に並べて置く。


～同時交換する時～

☆自分の名刺は右手、相手の名刺を左手で受け取る
☆名刺を受け取ったら両手で頂戴する


～多数と交換する場合～

☆相手1人：上司の場合…上司から先に交換を始める
☆相手2人：上司と自分の場合…上司が交換していない方の相手から先に交換する(状況によっては上司が2人と交換するのを待つ)

☆相手3名以上：上司と自分…役職の上の人同士から交換し、職位順に続く

☆頂戴した名刺は左手と名刺入れの間に挟んでおく
☆何人いても自己紹介は省かない

また、多数の人と名刺交換をする場合、招いた側、招かれた側、上司との関係性など状況によって臨機応変に対応することが必要です。

スムーズに行えるまで何度も練習しましょう。

名刺入れも社会人の必需品です。あまり派手すぎずシンプルなものを選ぶのがいいですね。

商談や打ち合わせがなど用件が終わったら、まずは訪問のお礼を告げます。

ドアを開け、見送る場所まで案内しお客様の姿が見えなくなるまで見送ります。


見送る場所は応接室の前やエレベーター前、ビルの出入口や駐車場の出入り口までが一般的でしょう。


相手との関係や来社の理由にあわせてどこまで見送るかを判断します。


玄関より手前で見送りをやめる場合は、「こちらで失礼致します」とあいさつします。



お見送りでいい印象を残しておくと、次回合会うまでにもいいイメージを持ってもらえるでしょう。

来客があれば通常応接室に案内します。

応接室のドアは3回ノックしてから開け、お客様に上座を勧めます。


ドアが外開きの場合はお客様を先に通します。
内開きの場合は先に入室してお客様を通します。


応接室の席次は入口からの距離や椅子のタイプによって異なりますので気をつけましょう。


～応接室への通し方基本フロー～
１、ドアをノックする

２、ドアを開ける
担当者が入室の場合「○○様がお見えです」

３、上座をすすめる
「どうぞこちらにおかけください」

４、退出する
担当者がまだきていない場合「○○は間もなく参りますので、少々お待ちいただけますでしょうか」



またドアを開ける際、外開きの場合はドアを大きく開けたまま押さえ、お客様を先に通します。
内開きの場合は、「お先に失礼いたします」とあいさつしてからドアを開けて入室し、ドアを押さえてお客様を通します。

お客様をお迎えしたら応接室へ案内します。
失礼のないようスマートに案内しましょう。


ポイントとしては、行先を告げお客様の斜め前方左側を歩いて先導します。


階段では昇るときは自分が後、降りるときは自分が先を行きます。


エレベーターでは自分が先に乗り、降りるときはお客様が先です。


～案内の仕方基本フロー～
１、行先を告げる
「2階の応接室にご案内します」

２、お客様の斜め前方、左側を歩く
お客様の斜め前２～３歩先に立ち相手のペースに合わせて歩く

３、進行方向を手で示す
曲がるときや階段、エレベーター乗降時には「こちらを右に曲がります」「２階まで参ります」と進む方向を示す


また階段ではお客様を手すり側にし、お客様より高い位置には立ちません。


エレベーターでは操作盤の前に立ち、ドアを手で押さえてお客様を乗せます。


降りる際は操作盤の「開」を押し、お客様に先に降りてもらい、進行方向を示しながら先導します。


案内の際にマナーを守れずぐだぐだしてしまうとお客様にも迷惑をかけてしまいます。