社会人としてオフィスで働く場合、3つのルールがあります。
①始業前・終業前の仕事の準備
始業時間＝仕事を始める時間を心得ましょう。
遅くても10分前には、出社します。
※ 出社している人にあいさつをする
※ 身支度を整える
※ 仕事環境を整える
※ メールをチェックする
※ 一日の予定を立てる
※ 必要な書類を準備する
終業時間 新人社員は上司に仕事内容を報告してから退社しましょう。
※ 上司への報告
※ 翌日の仕事の段取りをする
※ デスクの整理整頓
※ 仕事環境を整える
※ パソコンの電源を切る
注 終業時間前に帰り支度をしない
外出するとき
※上司に行先と帰社時間を伝える
※ボードなどに必要事項を記入する
※周りの人にも伝える
※帰社時間が遅れる時には、連絡を入れる
直行直帰するとき
※直行する時は、前日に上司に許可をとる
※途中に連絡をいれ、連絡事項を聞く
※直帰する時は、報告をいれる
※帰宅する許可をとる
ビジネスでの『ほうれんそう』とは、お互いの仕事の状況を見えるようにしておくために行うものです。
(ほう)報告…仕事の状況、ミス、仕事の完了を上司や関係のある相手に知らせること。
どのような仕事でも報告をして初めて仕事が完了したことになります。
(れん)連絡…自分や職場のことで、関係者に何らかの影響を及ぼしそうなことについて伝えておくこと。
例えば、出社時間や外部でのミスなどです。
(そう)相談…1人では判断に迷うことについて、上司や関係者の意見を聞くこと。
他人から学ぶこともあり、一方で根回しともなります。
特に様々な選択肢がある時は、保険の意味合いも持ちます。
ほうれんそうを行う際のポイントがあります。
①事実をありのままに…
自分で見たこと、聞いたこと、見たまま、聞いたままに伝える。
5W2Hでチェックしていくと抜け落ち防止ができる。
②正しく分かりやすく…
正しく伝えなければ意味がありません。結果から話します。
回りくどく話すのはNGです。相手が理解できるように伝える。
③タイムリーに素早く…
上司やメンバー、あるいは取引先などが「あのことはどうなっているのかな？」と思ったときに、
タイミングよく必要な情報を提供できれば、相手にしっかりした仕事ぶりだとの印象を与えます。
仕事が順調な場合も問題がないことを報告します。
ビジネスのコミュニケーションをとる上で「ほうれんそう」は絶対かかせません。
仕事も人間関係もスムースに行うためにはまずこの「ほうれんそう」を実行しましょう。
